Manifest là hệ thống tiếp nhận bản khai hàng hóa, các chứng từ khác có liên quan và thông quan điện tử đối với tàu biển nhập cảnh, xuất cảnh dành cho người khai hải quan là các hãng tàu, đại lý hãng tàu và công ty giao nhận
Sau khi book tàu thì bắt buộc phải gửi chi tiết thông tin để hãng tàu làm Bill hoặc FWD làm house bill. Khi hàng hóa đến cảng, hãng tàu sẽ nhận được thông báo hàng đến từ đại lý ở cảng xuất hàng và có trách nhiệm khai báo đầy đủ thông tin về lô hàng vận chuyển như: số vận đơn, tên hàng, số lượng, ngày tàu chạy,…Các thông tin trên sẽ được khai trùng với thông tin khi người xuất khẩu gửi chi tiết bill cho hãng tàu.
Thế nên việc hãng tàu khai thông tin hàng hóa với hải quan được gọi là khai Manifest. Sau khi nhận thông báo hàng đến, người nhận sẽ cầm lệnh D/O đến hải quan để lấy hàng. Nếu thông tin trên D/O trung với thông tin trên Manifest HQ mới giao hàng cho bạn. Đối với nhân viên chứng từ thì nghiệp vụ khai Manifest cực kỳ quan trọng.
Khai manifest thường được khai trước khi tàu về từ 1 đến 2 ngày, quá thời gian nếu muốn chỉnh sửa thì phải mất chi phí chỉnh. Trong trường hợp, forwarder khai manifest chưa chính xác mà chưa kịp sửa trước thời hạn thì sẽ mất phí chỉnh manifest.
Người khai hải quan được lựa chọn một trong hai hình thức dưới đây:
Khai báo trực tiếp trên cổng thông tin một cửa quốc gia theo địa chỉ: https://vnsw.gov.vn/
Theo chuẩn định dạng do tổng cụ hải quan công bố: có thể tải mẫu khai manifest trên mạng và up load lên cổng thông tin ở trên. Lưu ý phải khai manifest cần phải thực hiện sớm. Tránh tình trạng khai quá trễ phải đóng phí phạt. Đặc biệt là hàng đã qua vì việc chỉnh sửa manifest rất tốn kém. Đây là lý do vì sao nhiều hãng tàu thu phí sửa bill, vì một khi sửa bill thì phải sửa thông tin khai manifest.
Thông thường hãng tàu phải khai manifest trước ngày cập cảng khoảng 1 đến 2 ngày. Việc khai chậm manifest sẽ ảnh hưởng đến quá trình nhập hàng. Nhưng ngày nay, nhiều nước bắt buộc khai manifest khi tàu đã chạy được 12h để tránh tình trạng buôn lậu. Việc thời gian khai được rút ngắn là do ngày nay các nước đều áp dụng hệ thống e- manifest tức là hệ thống khai manifest điện tử.
Khi khai sai, làm thế nào để chỉnh sửa manifest hàng nhập sea?
Trình manifest là một bước kê khai sơ lược với hải quan nước nhập khẩu về thông tin lô hàng đang được vận chuyển vào nước đó. Hãng tàu phát hành MBL vì vậy hãng tàu sẽ trình thông tin của MBL và Forwarder là đơn vị phát hành HBL nên sẽ chịu trách nhiệm trình thông tin HBL. Thông thường thời hạn trình manifest (MNF) là trước 1-2 ngày tàu cập.
Trước thời gian deadline, chúng ta có thể chỉnh sửa nội dung MNF không tốn phí. Tuy nhiên, sau khi hồ sơ cấp phép của mình xuất hiện dòng tick xanh “THÔNG BÁO: Vận đơn gom hàng đã được gửi đến hệ thống xử lý nghiệp vụ của các Bộ, ngành.” thì lúc này mọi hành động sửa MNF sẽ bắt buộc phải tốn phí.
Dưới đây là hướng dẫn về các công văn cần thiết khi điều chỉnh MNF đối với Forwarder.
– Tên và địa chỉ công ty Consignee bằng tiếng Việt,
– Thông tin lô hàng: đại lý nước xuất khẩu, tên tàu, số chuyến, số vận đơn chính-MBL No., số vận đơn phụ – HBL No., số cont/seal, số lượng kiện hàng, trọng lượng (gross weight), tên hàng, cảng nhập hàng;
– Lý do chỉnh sửa MNF
– Cam kết chưa mở tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin khai báo, cũng như tranh chấp nếu có sau này.
– Chứng từ này bắt buộc phải có đóng dấu ký tên của người đại diện pháp luật công ty Consignee
-Tên và địa chỉ công ty FWD bằng tiếng Việt,
– Thông tin lô hàng: đại lý nước xuất khẩu, tên tàu, số chuyến, số vận đơn chính-MBL No., số vận đơn phụ – HBL No., số cont/seal, số lượng kiện hàng, trọng lượng (gross weight), tên hàng, cảng nhập hàng;
– Lý do chỉnh sửa MNF
– Tổng hợp thông tin trước & sau khi chỉnh sửa
– Cam kết chưa mở tờ khai và chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin khai báo, cũng như tranh chấp nếu có sau này.
Chứng từ này bắt buộc phải có đóng dấu ký tên của người đại diện pháp luật công ty FWD.
Tổng hợp mail yêu cầu chỉnh sửa thông tin trên HBL giữa FWD 2 đầu XK-NK.
Cả hai bản tiếng Anh & tiếng Việt đều phải có đóng dấu – kí tên của người đại diện pháp luật công ty FWD
Thực hiện điều chỉnh lại thông tin MNF như sau :
Tại mã hồ sơ cấp phép lô hàng -> yêu cầu sửa đổi -> yêu cầu sửa đổi vận đơn
-> Nhập vào các thông tin cần sửa đổi & lý do thay đổi -> Lưu yêu cầu
-> Dùng chữ kí số của công ty FWD để đẩy hồ sơ MNF mới lên.
Đến khi có “THÔNG BÁO: Vận đơn gom hàng đã được gửi đến hệ thống xử lý nghiệp vụ của các Bộ, ngành.” thì việc đẩy hồ sơ MNF chỉnh sửa đã thành công.